ビジネスマナー最適な訪問時間をシーン別に解説

社会人にとって、遅刻は絶対にあってはならないことです。
しかし5分前に到着するのが良いのか、それとも10分前のほうが安心なのかなど、いつ訪問するのが正しいマナーなのか、悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ビジネスシーンに最適な訪問時間について解説します。
アポの有無など、シーン別に詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスマナーを考慮した訪問時間【アポありの場合】

まず、アポがある場合の最適な訪問時間を解説します。

特別な事情がない限りは、約束の5分前に訪問する
- アポがある場合、特別な事情がない限りは約束の5分前に訪問すると良いでしょう。遅刻は絶対に避けたいところですが、早すぎる訪問も迷惑になります。
  
  また、目的地に着いたあとも、実際に先方のオフィスまでは距離があるケースも考えられます。ビル内などでの移動があることも考慮し、10～15分前には目的地に到着し、身だしなみを整え、5分前に訪問できるようにすることが大切です。遠方の場合は30分～1時間前に到着するなど、さらに余裕をもった行動を心がけましょう。
  
  5分前に目的地に到着するスケジュールでは、万が一電車が遅延したり、道に迷ったりした場合、遅刻してしまう可能性もあります。また、身だしなみを整える時間の余裕も欲しいものです。
やむを得ず遅刻をする場合は、できるだけ早く連絡する

余裕をもって出発したとしても、交通状況などでやむを得ず遅刻をする場合は、できるだけすぐに先方へ連絡しましょう。確実に自分の口から伝えるために、メールではなく電話で連絡するのがベストです。

先方につながったらまず謝罪をし、正直に今の状況と、少し余裕をもった到着予想時間を伝えます。例えば、あと10分かかると予想するのであれば、「あと15分ほどで到着します」などと伝えましょう。
遅刻するにしても、できるだけ印象が悪くならないように努めることが大切です。

とはいえ、あらゆることを予測し、余裕をもって出発することがビジネスパーソンの最低限のマナーといえます。

ビジネスマナーを考慮した訪問時間【アポなしの場合】

アポなしの飛び込み訪問の場合、先方にとっては予期せぬ来客です。できるだけ訪問時間に配慮し印象を良くすることで、先方に話を聞いてもらいやすくなり、成約率も上がるでしょう。また、先方が十分に時間をとれない可能性も考慮し、商談内容はコンパクトにまとめておくことも重要です。

飛び込み訪問する場合は、以下の時間帯を避けるのがマナーとされています。

早朝や深夜などの時間帯

当然ですが、営業時間外の訪問は避けましょう。特に深夜や早朝の時間帯の訪問は非常識です。非常識な時間帯での訪問はクレームのきっかけになり、自社のブランドを傷つけることにもつながるので、十分注意してください。
昼休みの時間帯

多くの会社の昼休みの時間である12～13時と、その前後の時間帯も避けましょう。昼休みの時間帯は外出中で会えない可能性も高く、会えたとしても貴重な休憩時間を奪うことになり、印象は良くないはずです。昼休みの時間帯は、電話もできる限り避けましょう。
相手が忙しいことが予想できる時間帯

一般的な会社に訪問するのであれば、始業直後や終業前は、ミーティング等で忙しい可能性が高いので避けたほうが無難です。
その他、飲食店ならランチやディナーの時間帯、小売店なら夕方の時間帯は特に忙しいため、歓迎されないことが多いでしょう。

このようにアポなし訪問の場合、相手の都合に最大限配慮することが当然のマナーです。

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できるビジネスパーソンの空き時間の過ごし方

予定よりも早く到着したとしても、できるビジネスパーソンは決して気を抜かず、以下のように時間を有効活用するでしょう。

商談の流れ、戦略を頭の中で最終確認する
話がまとまった場合の今後のスケジュール感を考える
ちょっとした雑談のネタとして、相手の会社の新着情報をチェックする

さらに余裕があれば、身だしなみの最終チェックもしておくと、好印象を与えられます。訪問前の待ち時間が商談の出来を左右するといっても過言ではありません。待ち時間をできるだけ有効活用して、商談に備えましょう。

また、近隣のカフェなどでは相手の会社の人に見られている可能性もあります。大声で話す、たばこを吸うなどの印象の悪い行為は避けましょう。

まとめ

日本では特に、時間にルーズだとビジネスパートナーとして信用されません。遅刻しないのは当然で、余裕をもった早めの行動を心がけましょう。目的地には、10～15分前に到着して身だしなみを整え、約束の5分前には訪問できるようにするのがマナーです。またアポなしの場合は、相手の忙しい時間を予測して最大限迷惑をかけないよう配慮してください。

このように、早め早めの行動をとることで心に余裕が生まれ、仕事のパフォーマンスも上がるでしょう。まずは最適な訪問時間を知り、できるビジネスパーソンを目指しましょう。