秘書にも名刺交換の機会がある？作成のコツや名刺入れについても解説

社長や議員のアシスタントとして、事務仕事などに携わる秘書。普段は裏方に徹する秘書ですが、同行するときや挨拶のときなど、場合によっては名刺交換を行なうことがあります。

秘書の印象は上司のイメージに直結するため、名刺のデザインには十分に気をつけなくてはいけません。今回は、印象をアップできる秘書の名刺について紹介します。

秘書にも名刺交換の機会がある？

秘書は、名刺整理を行なったり上司が名刺交換する場面を見かけたりすることは多いですが、原則として自分から名刺交換を行なう機会は多くありません。謙虚さが求められる秘書が「秘書の○○です」と自分から名刺交換すると、上司のマイナスイメージにつながってしまうおそれもあるため注意が必要です。

ただし、上司から紹介されたときや相手から名刺を要求されたとき、アポイントのために連絡先を渡しておきたいときなどは、自ら名刺交換をすることがあります。必要性があるときは名刺交換をしても問題ありませんが、その際は「上司から行なう」「名刺を下に差し出す」などといったマナーに気をつける必要があります。

秘書であってもスムーズに名刺交換ができるよう、基本的なマナーについてはしっかりと身につけておきましょう。

秘書の名刺作成のコツ

秘書が名刺を作成するときは、デザインや記載事項に注意が必要です。ここでは、秘書の名刺を作るときのコツについて解説します。

秘書のイメージに合ったデザインを選ぶ

秘書はあくまでアシスタント・裏方に当たる立場であるため、謙虚なイメージが大切です。そのため、名刺デザインも落ち着いていてシンプルなものにすることが求められます。

会社や組織がデザインを規定している場合は、そちらを使用しましょう。決まったデザインがない場合は、シンプルで清潔感のある色味やデザインを選びます。
保有資格を記載する

秘書検定やビジネス実務マナー検定などの資格を持っている場合は、名刺に記載しておくことで秘書としての能力をアピールできます。保有資格が複数ある場合は、裏面に記載するか、重要なものだけ記載しましょう。

仕事に関係ない資格まですべて書いてしまうと、見にくくて重要な情報がわからない名刺になってしまいます。記載する情報は、できるだけ最低限にとどめましょう。
視認性を高める

名刺は情報を伝えるためのアイテムであるため、読みにくいと上司や会社の印象を悪くしてしまいます。そのため、フォントやレイアウトを調整して視認性を高めることも大切です。

文字が小さすぎたり情報が多すぎたりする場合は、視認性が低く読みにくい名刺になっている可能性が高いです。文字を大きくして適度に余白を設けるなどの工夫をすると、読みやすいデザインに仕上がるでしょう。

秘書の名刺入れの選び方

名刺交換をする機会がある場合は、名刺入れも用意する必要があります。秘書は裏方に徹することが求められる職業であるため、名刺入れも控えめなデザインが好ましいです。

名刺入れの素材はレザーで、色は黒・紺といった落ち着いたダーク系がおすすめです。安っぽい素材や奇抜なデザインは秘書に適さないため、上品なイメージのものを選びましょう。名刺入れのデザインに迷うときは、百貨店やビジネスウェアを取り扱っているお店で相談しながら選ぶと、失敗しにくくなります。

秘書におすすめの名刺デザイン5選！

ここからは、秘書向けの名刺デザインを5つ紹介します。どのような名刺を作成すれば良いかわからないという場合は、ぜひこのなかから自分に合ったものを見つけてみてください。

- ビジネス名刺 b-0012
  
  白地に黒文字のシンプルなこちらの名刺は、聡明な印象を与えるビジネスにぴったりなデザインです。主張が強くないため、謙虚さが求められる秘書でも安心して使えます。
  
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- ビジネス名刺 c-0855
  
  発色の良いカラーグラデーションの帯がさわやかさを演出してくれる、控えめながらオシャレなデザインの名刺です。人気のカラーはブルーですが、会社や上司のイメージに合わせて帯の色を変更することも可能です。
  
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- ビジネス名刺 b-1156
  
  シンプルでベーシックなレイアウトの、落ち着いた印象のビジネス名刺です。会社名や名前が強調されるデザインになっているため、印象をしっかりと残すことが可能です。
  
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- ビジネス名刺 b-1166
  
  デザイン性のあるフォントとシャープなラインのデザインをあしらった、シンプルながらオシャレな印象を与える名刺です。計算された余白が、スマートさを演出してくれるでしょう。
  
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- ビジネス名刺 b-0005
  
  縦型のこの名刺は、スタンダードなデザインで品格や厳格さを印象づけてくれます。台紙を変えることでより高級感のある名刺に仕上げられるため、立場がある方の秘書にもおすすめです。
  
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